Analisis S.W.O.T Organisasi Z

1.            Pengenalan

Analisis S.W.O.T adalah sebuah analisa yang dicetuskan oleh Albert Humprey pada 1960-1970an. Analisa ini merupakan sebuah akronim dari huruf awalnya iaitu Strenghts (kekuatan), Weakness (kelemahan), Opportunity (Peluang/ Potensi) dan Threat (Ancaman/ Risiko). SWOT adalah salah satu teknik analisis organisasi untuk mengetahui bagaimana keadaan organisasi yang berkaitan pada masa sekarang serta bagaimana pula dengan keadaaan yang akan dihadapi pada masa hadapan dengan mempertimbangkan faktor-faktor kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman.

Teknik ini merupakan teknik asas yang selalu digunakan di dalam pengurusan strategik (strategik planning), mempertingkatkan kecemerlangan organisasi (improving company success), program pembangunan organisasi (organizational development) dan mengenalpasti kelebihan persaingan (identifying competitive advantage).  Menurut Irfan Syah Putra (2012), kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman (SWOT) analisis berdasarkan logik yang memaksimumkan kekuatan dan peluang, tetapi pada masa yang sama boleh meminimumkan kelemahan dan ancaman.

Haslina dll (2010) menyatakan bahawa analisis SWOT juga sesuai dalam merangka komunikasi audit, strategi perhubungan awam, komunikasi pelanggan, komunikasi korporat dan segala bentuk komunikasi yang melibatkan pihak di luar organisasi. Keempat-empat ciri analisis SWOT dikaitkan dengan faktor persekitaran luaran, faktor persekitaran dalaman, aspek positif dan aspek negatif. Antara aspek positif adalah kekuatan dan potensi manakala aspek negative dilihat dari kelemahan dan risiko yang bakal dihadapi oleh organisasi tersebut. Faktor persekitaran dalam dilihat dari kekuatan dan kelemahan manakala faktor persekitara luaran dilihat dari potensi dan risiko. Kesemua faktor diambil kira dalam membuat perancangan.

2.            Ciri-Ciri Analisis SWOT

2.1         Kekuatan (Strengths)

Kekuatan merujuk kepada sumber-sumber atau keupayaan di dalam organisasi yang lebih boleh digembleng secara berkesan untuk mencapai matlamat sesuatu perancangan. Ini boleh dilakukan dengan menyenaraikan sumber-sumber komunikasi, kelebihan setiap aspek elemen komunikasi organisasi, dan juga aset-aset atau peralatan-peralatan termasuk kemahiran yang dimiliki (Velentin, 2001). Semua perkara tersebut merupakan aspek-aspek yang sedia dimiliki dan boleh digunakan untuk meningkatkan keupayaan komunikasi organisasi. Senarai kekuatan ini seharusnya selengkap yang boleh dan mempunyai kaitan dengan komunikasi organisasi.

Kekuatan (strengths) dilihat pada organisasi Z adalah seperti berikut :-

S (1)    Kadar populasi penduduk yang ramai.

S (2)    Keluasan tanah milik organisasi Z.

S (3)    Kawasan yang tenang untuk sistem pembelajaran.

S (4)    Kedudukan kewangan yang stabil.

S (5)    Lokasi yang sesuai untuk persidangan.

S (6)    Kemudahan sukan yang lengkap.

Kekuatan atau (Strenghts) yang dapat dilihat melalui pelaksanaan skrin digital di organisasi Z iaitu dari jumlah populasi penduduk yang ramai. Jika diteliti, penduduk dalam kawasan Institusi Z adalah seramai 30000 orang yang terdiri daripada kakitangan dan pelajar. Jumlah ini adalah tidak termasuk dengan jumlah penduduk khalayak di kawasan pekan dan bandar berhampiran yang sudah tentu jumlahnya adalah lebih ramai. Oleh itu kekuatan dalam membina satu skrin digital besar di kawasan tesebut adalah sangat tinggi. Kekuatan yang lain ialah keluasan tanah yang dimiliki oleh Institusi Z itu sendiri. Tanah yang luas tersebut berupaya untuk mengeksplotasi sumber organisasi yang ada tanpa menyewa atau membuat pembayaran dalam pembinaan skrin digitan tersebut.

2.2         Kelemahan (Weakness)

Dalam pemasaran sesuatu produk yang dihasilkan oleh sesebuah organisasi, kelemahan strategi pemasaran yang digunakan juga perlu dititikberatkan. Hal ini kerana setiap strategi pemasaran yang digunakan perlu diteliti dari pelbagai aspek untuk menghasilkan keberkesanannya agar dapat memberi input yang berguna kepada sasarannya. Berdasarkan ciri-ciri analisis SWOT, Kelemahan (Weaknesses) ditakrifkan sebagai apa-apa sistem, prasarana atau aktiviti-aktiviti komunikasi yang disifatkan sebagai negatif. Kelemahan dirujuk sebagai unsur-unsur komunikasi dalaman yang mempunyai ciri-ciri tidak positif terhadap organisasi dan berpotensi menggagalkan sesuatu matlamat komunikasi yang hendak dicapai. Menerusi ciri kelemahan ini pasukan penganalisis perlu menyenaraikan limit, keburukan dan kerosakan yang dialami.

Antara kelemahan (Weaknesses) penggunaan skrin digital besar oleh Organisasi Z sebagai salah satu strategi komunikasi pemasaran adalah :

W(1)    Peningkatan dalam perbelanjaan elektrik organisasi

W(2)    Tenaga pakar dalam bidang teknologi diperlukan untuk mengendalikan skrin digital

W(3)    Tenaga pakar dalam seni grafik juga diperlukan

W(4)    Perhubungan awam yang lemah dalam bertindak 

W(5)    Sasaran audiens tidak menyeluruh

W(6)    Tidak efektif untuk pemandu

Secara jelas, penggunaan skrin digital sebagai strategi pemasaran bagi Organisasi Z akan meningkatkan kos perbelanjaan organisasi. Hal ini kerana, dengan penggunaan skrin grafik tersebut akan meningkatkan kos perbelanjaan elektrik Organisasi Z. Selain itu, organisasi tersebut juga memerlukan tenaga pakar yang mahir dalam bidang teknologi untuk mengendalikan pemasangan skrin digital sekaligus memastikan skrin tersebut dapat berfungsi dengan baik sepanjang masa untuk memberikan kesan yang maksimum kepada audiens. Hal ini secara tidak langsung juga akan meningkatkan kos perbelanjaan organisasi tersebut.

Seterusnya, paparan grafik yang digunakan juga perlulah menarik dan kreatif agar dapat menarik perhatian ramai audiens seterusnya menjadikan pemasangan skrin tersebut berkesan sebagai salah satu komunikasi pemasaran. Oleh itu, pihak organisasi perlu memiliki tenaga pakar dalam seni grafik untuk memastikan grafik yang dihasilkan sangat menarik dan dapat mempengaruhi audiens terhadap promosi yang dibuat oleh organisasi tersebut. Hal ini secara tidak langsung juga akan meningkatkan perbelanjaan organisasi tersebut.

2.3         Peluang / Potensi (Opportunities)

Potensi/ Peluang (Opportunities) pula merujuk kepada situasi atau keadaan yang merupakan gambaran peluang yang ada dalam persekitaran luar sesebuah organisasi bagi meningkatkan reputasi serta imej organisasi. Secara ringkasnya, dalam usaha mengenal pasti ciri potensi, kumpulan penganalisis perlu melihat organisasi dengan meletakkan diri mereka berada di persekitaran luar komunikasi dan mengaitkan keadaan di luar itu untuk dimanipulasikan sebaik mungkin.

Potensi yang dapat dilihat daripada pemasangan skrin grafik besar oleh Organisasi Z adalah seperti berikut:

O(1)    Mewujudkan lokasi informasi

O(2)    Menceriakan kawasan persekitaran

O(3)    Menjadi lokasi menarik untuk sesi fotografi

O(4)    Penyampaian lebih berkesan

Potensi yang dapat dilihat daripada pelaksanaan pemasangan skrin grafik oleh Institusi Pengajian Tinggi Z adalah dapat menjadikan kawasan tersebut sebagai lokasi informasi kepada masyarakat. Hal ini kerana segala info dan maklumat penting berkenaan institusi terbabit dapat disalurkan kepada masyarakat melalui tayangan pada skrin grafik tersebut. Hebahan aktiviti yang dijalankan yang ditayangkan secara berterusan di paparan skrin grafik dapat menarik perhatian orang ramai untuk menyertainya. Selain itu, potensi yang jelas hasil pemasangan skrin grafik tersebut adalah dapat menceriakan kawasan persekitaran institusi tersebut. Penyampaian seni grafik yang kreatif dan yang disertakan dengan penggunaan warna yang menarik dapat menceriakan lagi kawasan tersebut terutamanya pada waktu malam. Hal ini secara tidak langsung menjadi lokasi tumpuan pengunjung yang datang ke institusi tersebut untuk sesi bergambar. Senario ini jelas dapat dilihat apabila adanya majlis-majlis besar yang dianjurkan oleh pihak institusi seperti majlis graduasi di mana pengunjung akan menjadikan skrin grafik sebagai salah satu latar belakang sesi bergambar mereka. Seterusnya, penyampaian maklumat dan promosi juga berpotensi untuk jadi lebih berkesan menggunakan paparan skrin besar ini. Paparan yang ditayangkan yang lebih jelas, menarik dan mempunyai fungsi ulang tayang dapat memberikan mesej yang jelas kepada masyarakat. Oleh itu, jelaslah beberapa potensi telah dikenalpasti telah menyumbang kepada persekitaran hasil penggunaan skrin grafik besar oleh pihak Institusi Pengajian Tinggi Z untuk tujuan komunikasi pemasaran.

2.4         Risiko / Ancaman (Threats)

Ciri SWOT dari sudut risiko dan ancaman (Treats) membawa maksud perkara atau keadaan di luar organisasi yang mampu menjadi halangan dalam menjayakan sesuatu pelan komunikasi organisasi dengan berkesan. Memandangkan perkara-perkara bahaya ini biasanya diabaikan dan hanya diberi tumpuan setelah ia menjadi masalah besar kepada komunikasi organisasi, maka penganalisis harus mentafsirkan bahawa risiko ini merupakan perkara yang telah menjadi realiti dan juga yang dijangkakan bakal membahayakan organisasi. Melalui kaedah pengenalpastian risiko, organisasi dapat menyusun strategi tertentu untuk berhadapan dengan fenomena-fenomena di luar keupayaan untuk dikawal. Ini bermakna pengenalpastian risiko akan mebuat organisasi menjadi lebih responsive dan proaktif dengan menyusun pelan komunikasi agar risiko-risiko tersebut dapat di atasi.

Ancaman (Threats) yang dapat dilihat melalui pemasangan skrin digital besar di organisasi Z adalah seperti berikut.

T(1)     Peningkatan kadar kemalangan.

T(2)     Kelulusan dari kementerian

Ancaman atau (Threats) yang dapat dilihat melalui pelaksanaan skrin digital di organisasi Z ialah menyumbang kepada peningkatan kemalangan jalan raya. Skrin digital yang hendak di pasang adalah berskala besar iaitu berukuran 6mm x 2m yang boleh menarik perhatian pemandu mahupun penunggang motosikal yang menggunakan laluan tersebut. Hal ini boleh menyebabkan kemalangan jalan raya di kawasan tersebut disebabkan kehilangan fokus dalam pemanduan. Ancaman yang lain dalam pelaksanaan skrin digital besar ini perlu mendapat persetujuan daripada Suruhanjaya Komunikasi dan Multimedia Malaysia (SKMM). Oleh itu terdapat beberapa syarat dan peraturan yang harus dipatuhi oleh organisasi Z yang telah ditetapkan oleh (SKMM).

3.            Aplikasi SWOT

3.1         Strategi Kekuatan (S)-Peluang (O)

Strategi S-O juga boleh dilihat dari prespektif lokasi dan kedudukan yang strategik. Jika diperhatikan dalam pelan perancangan komunikasi organisasi Z dalam usaha menyampaikan mesej dan maklumat jelas memperlihatkan kedudukan atau lokasi untuk membina skrin digital berukuran 6mx2m adalah sangat strategik. Hal ini kerana, pembinaan skrin digital tersebut adalah berhampiran dengan laluan utama yang menghubungkan diantara pekan dan Bandar-bandar berhampiran. Ini menunjukkan jumlah penduduk yang menggunakan laluan tersebut adalah sangat tinggi dan dalam masa yang sama mampu menarik minat dan perhatian khalayak untuk melihat ruang mesej atau maklumat yang cuba dipaparkan. Kesannya akan memberi kesinambungan dengan pelan perancangan komunikasi organisasi Z untuk memasang skrin digital berskala besar di institusi tersebut.

Strategi S-O yang lain boleh dilihat dari sudut jumlah penduduk. Kadar populasi penduduk dalam institusi Z adalah mencecah 30000 orang yang terdiri daripada kakitangan dan pelajar. Jumlah penduduk yang banyak ini sudah tentu memberi peluang yang besar kepada organisasi Z dalam usaha membina skrin digital besar berukuran 6mx2m sebagai usaha mempelbagaikan penyaluran maklumat dan mesej kepada khalayak sekaligus dapat meningkatkan imej organisasi Z. Jumlah penduduk yang ramai ini tidak termasuk dengan jumlah penduduk yang berhampiran dengan pekan dan bandar di sekitarnya. Oleh itu, pelan perancangan komunikasi yang hendak dilakukan oleh organisasi Z untuk membina satu skrin digital berskala besar mampu menarik minat penduduk sekitar dan kurangnya persaingan. Secara tidak langsung mesej atau maklumat yang cuba disampaikan dalam medium skrin tersebut berpotensi tinggi untuk diterima oleh mereka yang melihatnya.

3.2         Strategi Kelemahan (W)-Peluang (O)

Strategi mengatasi kelemahan dengan menggunakan kelebihan-kelebihan daripada potensi-potensi yang wujud. Strategi ini merujuk kepada bertindak mengatasi kelemahan dengan melaksanakan perkara-perkara yang berpotensi dan bermanfaat tetapi  masih belum dilaksanakan oleh organisasi. Sekiranya kelemahan organisasi mempunyai reputasi yang rendah, organisasi boleh mengambil langkah yang belum dibuat seperti mewujudkan pusat informasi organisasi di tempat-tempat awam atau menaikkan imej organisasi dengan menaja aktiviti-aktiviti kemasyarakatan.

Dalam kajian kes terhadap organisasi Z, ia terletak di kawasan yang terpencil yang mempunyai jarak kira-kira 15km dari pekan berhampiran. Dalam kajian ini, pertama skali perlu mengenal pasti elemen kelemahan (weakness) iaitu institusi Z terletak di kawasan terpencil dari pekan berhampiran iaitu kira-kira 15km. Kedudukan ini menyukarkan dari pandangan orang ramai. Kedudukan yang terpencil yang memerlukan pihak organisasi Z merancang pelbagai kaedah promosi serta peniklanan agar mendapat liputan meluas dari pihak luar.

Namun begitu, permasalahan tersebut dapat diatasi kerana institusi tersebut mempunyai populasi seramai 30,000 orang yang terdiri daripada kakitangan serta pelajar-pelajar. Selain itu, sejak beberapa tahun kebelakangan ini, institusi Z sering kali menjadi lokasi pelbagai persidangan dan juga aktiviti sukan daripada pelbagai pihak. Ini menunjukkan bahawa institusi Z mempunyai peluang (opportunities) untuk maju ke hadapan dan dikenali oleh pihak luar. Dalam pada itu juga, organisasi Z mempunyai pelan perancangan komunikasi untuk meningkatkan imejnya melalui usaha-usaha promosi terhadap institusi tersebut. Walaupun berada di tempat yang agak terpencil, namun institusi Z tetap mendapat sambutan dari pelbagai pihak. Ini menunjukkan bahawa dalam organisasi Z telah membuat persediaan dalam pelbagai aspek seperti promosi untuk mengangkat institusi Z lebih dikenali oleh masyarakat luar. Dan yang terbaru, organisasi Z telah merancang untuk memasang skrin digital  besar untuk memudahkan orang ramai mengetahui wujudnya institusi Z walaupun jauh di tempat yang terpencil.

3.3         Strategi Kekuatan (S)-Risiko (T)

Strategi ini menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengurangkan risiko-risiko yang wujud. Sebagaimana yang kita sedia maklum, risiko merupakan perkara-perkara di luar kawalan organisasi. Oleh yang demikian risiko sukar diatasi tetapi boleh ditanggani menerusi langkah-langkah mengurangkannya. Reputasi organisasi yang rendah dalam kalangan pihak sasaran dapat dibaiki dengan kekuatan iaitu meningkatkan penyaluran bahan media yang pelbagai yang dimiliki oleh organisasi. Menerusi kaedah ini maka risiko tersebut berpotensi dikurangkan apabila lebih banyak komunikasi disalurkan oleh organisasi kepada kumpulan sasaran.

Dalam strategi ini, kekuatan (strength) yang dimiliki oleh organisasi Z adalah mempunyai populasi sekitar 30,000 orang yang terdiri daripada kakitangan dan pelajar-pelajar. Ini membolehkan organisasi Z membuat promosi melalui kakitangan serta pelajar yang ada untuk menarik lebih ramai orang luar untuk datang dan mengadakan pelbagai aktiviti serta seminar di institusi Z. Selain itu, organisasi Z juga mempunyai kekuatan lain iaitu mempunyai peruntukan modal sebanyak RM200,000.00 untuk membeli sebuah skrin digital besar untuk memastikan promosi dapat ditingkatkan serta meningkatkan imej melalui kaedah penyaluran maklumat atau strategi promosi yang unik.

Kekuatan lain yang terdapat dalam organisasi Z adalah, kedudukan institusi Z begitu strategi iaitu berada di tepi jalan raya dan juga simpang tiga  diantara jalan-jalan dari arah Bandar yang berdekatan. Di sini kita boleh lihat berdasarkan rajah yang diberikan, kedudukan skrin digital besar yang akan dipasang di hadapan institusi Z menunjukkan bahawa skrin tersebut dapat dilihat dengan jelas dimana kedudukannya betul-betul tepi jalan serta simpang tiga.

Namun begitu, terdapat risiko (threats) yang perlu di tanggung oleh organisasi Z. Pihak organisasi Z perlu memikirkan kos yang diperlukan untuk memasang skrin digital memandangkan situasi ekonomi sekarang yang semakin tidak stabil. Jika promosi melalui skrin digital tidak berjaya, pihak organisasi Z semestinya menanggung kerugian besar memandangkan kedudukan institusi yang agak terpencil dari bandar. Namun begitu, pihak organisasi Z juga perlu mengambil kira risiko dari pesaing lain seperti pesaing dari internet serta teknologi lain.

3.4         Strategi Kelemahan (W)-Risiko (T)

Strategi W-T adalah satu perancangan yang akan diambil untuk meminimumkan kelemahan-kelemahan yang ada dan mengelakkan risiko yang menggugat sesebuah organisasi. Strategi ini lebih dikenali sebagai pelan bertahan (defensive). Setelah mengenalpasti kelemahan yang ada, tindakan sewajar harus diambil untuk mengurangkan jumlah kelemahan yang dalam organisasi. Tindakan ini menyekat pesaing-pesaing lain mengeskploitasikan kelemahan yang ada untuk kepentingan mereka. Jesteru itu, risiko yang bakal dihadapi oleh organisasi dapat dikurangkan dan dielakkan.

Organisasi Z telah mengenalpasti kelemahan-kelemahan yang ada. Tindakan sewajarnya dan penyelesaian kepada kelemahan tersebut haruslah diambil bagi mengurangkan kelemahan organisasi Z. Kelemahan-kelemahan yang telah diuruskan mampu mewujudkan situasi yang stabil kepada organisasi Z. Contohnya kelemahan skrin digital besar adalah penggunaan kos elektrik yang semakin bertambah. Kelemahan tersebut boleh diselesaikan dengan mengaktifkan skrin digital besar pada masa-masa tertentu sahaja. Dengan ini, risiko kewangan dapat dielakkan oleh organisasi Z.

4.            Rumusan

Analisis SWOT adalah penting sebagai satu proses penilaian yang menyeluruh dalam sesebuah organisasi. Setiap kekuatan, kelemahan, peluang dan risiko yang bakal dihadapi harus dikaji dan diambil tindakan yang sewajarnya. Analisis ini digunakan dalam perancangan dan persediaan dalam sesebuah organisasi. Ia bertujuan untuk menilai analisis dalaman dan luaran yang dapat membantu pembentukan atau mempengaruhi sesuatu kejayaan sesebuah organisasi agar terus relevan dan kekal dalam persaingan.

Hasil analisis SWOT menyediakan satu dokumen komprehensif berhubung scenario semasa komunikasi organisasi dan juga input-input dalam membentuk perancangan komunikasi strategi yang menyeluruh. Ini kerana analisis SWOT merupakan langkah dalam mengurus komunikasi strategi organisasi. Dengan adanya analisis SWOT, organisasi Z dapat membuat perancangan dan persediaan yang teliti berkaitan kaedah penyaluran maklumat dan promosi.

Selain itu, organisasi Z mampu memperbaiki kelemahan-kelemahan yang ada dalam organisasi. Jesteru itu, risiko yang bakal dihadapi oleh organisasi Z dapat dielakkan dan kelemahan organisasi tidak dieksplotasi oleh pesaing-pesaing organisasi Z untuk kepentingan mereka.

Rujukan

Haslina Halim., dll (2010). SCCA 3013 Pengurusan Komunikasi Strategik. Pusat Pendidikan Profesional dan Lanjutan (PACE) Universiti Utara Malaysia Sintok.

Irfan Syah Putra. (Disember, 2012). Poverty, population growth, and human capital development in Kedah Darul Aman. A Project Paper for the Degree of Master of Science Management. Diakses daripada http://etd.uum.edu.my/3563/1/s809247.pdf